Этап 1. Определяем место нахождения представительства.
Прежде всего, представительство должно иметь место нахождения на территории Республики Беларусь. Подойдет нежилое помещение административного назначения площадью от 4,5 кв. метров. Однако 4,5 кв. метра это минимальная площадь, позволяющая обеспечить рабочее место только одного сотрудника с компьютером. Для полноценной оперативной деятельности обычно необходима большая площадь. Юристы рекомендуют получить гарантийное письмо от собственника помещения, хотя это и не является обязательным, то есть регистрация представительства будет возможна и без гарантийного письма.
Этап 2. Готовим и утверждаем положение о представительстве.
Орган иностранной организации, правомочный принимать решение об открытии представительства в Беларуси, определяется на основании права места учреждения иностранной организации. Положение о представительстве разрабатывается на основании в первую очередь норм законодательства Республики Беларусь и после утверждения компетентным органом головной корпорации подписывается либо руководителем иностранной организации, либо доверенным лицом. Во втором случае подпись на положении о представительстве нотариально удостоверяется. Регистрация представительства предполагает разработку и утверждение положения о представительстве в качестве обязательного этапа.
Этап 3. Оформляем полномочия с целью регистрации представительства.
Руководитель представительства, как и филиала, действует на основании доверенности. Доверенность необходимо удостоверить у нотариуса и, если она выдается не в Беларуси, легализовать надлежащим образом. Способ легализации может быть различным в зависимости от договорного режима между страной регистрации головной корпорации и Беларусью. Так, доверенности, удостоверенные в странах, входивших в СССР, за исключением Эстонии, а также в Польше, Китае, Чехии и некоторых иных странах не требуют дополнительной легализации при условии проставления печати с изображением государственного герба соответствующего государства.
Полномочия доверенности должны покрывать необходимый руководителю представительства функционал. Сюда входят, в частности, такие полномочия как осуществление оперативного руководства представительством, подписание договоров, ведение переговоров, принятие на работу сотрудников представительства. Важно, чтобы полномочия главы представительства, указанные в доверенности, совпадали с полномочиями главы представительства, указанными в положении о представительстве. Тем более важно, чтобы совпадало наименование его должности.
На открытие представительства необходимо выдавать доверенность на лицо, отличное от главы представительства. Этот факт может показаться удивительным. Почему глава представительства не может самостоятельно осуществить все действия по открытию представительства? Он может, однако тем не менее порядок открытие представительства предусматривает указание в заявлении на открытие представительства помимо главы представительства иного лица, уполномоченного осуществлять действия по открытию представительства. Без указания данных о таком лице и без приложения доверенности на него регистрирующий орган откажет в положительном рассмотрении документов, то есть регистрация представительства станет невозможной..
Этап 4. Уплачиваем государственную пошлину.
За выдачу разрешения об открытии представительства коммерческой организации уплачивается государственная пошлина в размере 65 базовых величин за каждый год деятельности. Поскольку по состоянию на 08.10.2016 разрешение выдаётся не менее чем на 3 года, необходимо уплатить порядка 2 000 Евро. Возможна оплата государственной пошлины и в иностранной валюте, для чего на сайте регистрирующего органа можно узнать соответствующие реквизиты. Пересчет в иностранную валюту производится по курсу НБ РБ на день оплаты.
Таким образом, регистрация представительства является процедурой в разы более затратной, чем, например, регистрация дочернего юридического лица в Минске. Однако, как показывает практика, нерезидентов это не останавливает, ежемесячно разрешение на открытие представительства получают несколько десятков иностранных организаций.
Этап 5. Подача документов в регистрирующий орган.
В регистрирующий орган с целью получения разрешения подаются следующие документы: 1. Заявление на открытие; 2. Документ, подтверждающий правовой статус головной корпорации (например, выписка из торгового реестра); 3. Доверенность на руководителя представительства; 4. Доверенность на лицо, уполномоченное осуществлять действия, связанные с открытием представительства; 5. Положение о представительстве в одном экземпляре; 6. Программа (проект) для организаций, планирующих осуществлять общественно полезную деятельность); 7. Оригинал документа, подтверждающего уплату государственной пошлины.
Иностранные документы должны сопровождаться переводом, подлинность подписи переводчика должна быть засвидетельствована нотариусом. Срок рассмотрения документов составляет 30 дней. Документы предоставляются по почте либо нарочно. Разрешение выдаётся на три года с возможностью его продления. В выдаче разрешения может быть отказано при непредоставлении необходимых документов.
Образцы документов, необходимых для регистрации представительства, реквизиты для оплаты государственной пошлины, а также иную полезную информацию Вы можете найти на сайте Мингорисполкома.
Шаг 6. Постановка представительства на учёт.
В отличие от коммерческой организации иностранное представительство не становится на учёт автоматически при регистрации. Иностранное представительство обязано стать на учет в налоговых органах по месту нахождения, указанному в положении о представительстве, в течение 10 рабочих дней с момента получения разрешения на открытие представительства. Только после получения извещения о постановке на учёт в налоговой, руководитель представительства может открыть счет в банке. Также необходимо стать на учёт в Белгосстрах и ФСЗН.
Инспекция министерства по налогам и сборам.
Порядок постановки на учет в налоговом органе иностранных организаций, получивших разрешение на открытие представительства, определен подп. 2.1 п. 2 и п. 3 ст. 66 Налогового Кодекса Республики Беларусь, а также подп. 1.1.4 п. 1.1 Единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Совмина от 17.02.2012 N 156 (далее — Единый перечень).
Постановку на учет осуществляет налоговый орган по месту нахождения представительства. Для постановки на учет от представительства представляются следующие документы:
— заявление (форма заявления о постановке на учет в налоговом органе иностранной организации, а также порядок заполнения указанного заявления установлены постановлением МНС от 31.12.2010 N 96);
— оригинал и копия разрешения на открытие представительства;
— оригиналы и копии положения о представительстве;
— оригинал и копия доверенности на руководителя представительства;
— копия выписки из торгового регистра страны места нахождения головной организации или иное эквивалентное доказательство юридического статуса иностранной организации в соответствии с законодательством страны ее места нахождения, выданное не позднее трех месяцев до дня представления документов для постановки на учет в налоговом органе.
Срок рассмотрения заявления и представленных документов — два рабочих дня, административная процедура бесплатная (п. 1.1 Единого перечня). Документом, удостоверяющим постановку представительства на учет в налоговом органе, является извещение о присвоении учетного номера плательщика.
Фонд социальной защиты населения.
Представительства иностранных юридических лиц являются плательщиками обязательных страховых взносов и соответственно обязаны стать на учет в городских, районных и районных в городах отделах областных, Минского городского управлений ФСЗН по месту своего нахождения. Порядок постановки на учёт установлен п. 2 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утв. Указом от 16.01.2009 N 40 «О Фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты». Срок для постановки представительства на учет — 10 рабочих дней со дня подачи ими заявления о постановке на учет в органы ФСЗН с приложением необходимых документов.
Для постановки на учет в органах ФСЗН представительства подают следующие документы (п. 3 Положения N 917):
— заявление о постановке на учет по форме, определяемой правлением ФСЗН;
— устав (учредительный договор — для коммерческих организаций, действующих на основании учредительного договора) юридического лица, создавшего представительство, филиал;
— положение о представительстве, филиале;
— разрешение на открытие представительства иностранной организации в Республике Беларусь;
— извещение о присвоении учетного номера плательщика (извещение о присвоении учетного номера плательщика — иностранной организации).
Срок выдачи извещения о постановке на учет — два рабочих дня.
Белгосстрах.
В месячный срок, исчисляемый со дня создания, представительство обязано по месту своего нахождения зарегистрироваться у страховщика в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в БРУСП «Белгосстрах» (п. 5 Положения о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совмина от 10.10.2003 N 1294 (далее — Положение N 1294)).
Согласно п. 9 Положения N 1294, а также п. 15.15 Единого перечня представительства иностранных организаций в Республике Беларусь для регистрации представляют заявление по форме, установленной Министерством финансов Республики Беларусь, и копию разрешения на открытие представительства. Также зачастую с целью избежания ошибок сотрудники Белгосстрах просят предоставить копию положения о представительстве.
Этап 7. Открытие счета представительства в белорусском банке.
Представительства обязаны открывать счета в банках Республики Беларусь. На практике банки имеют право устанавливать своими Локальными нормативными правовыми актами перечень необходимых для открытия счетов представительства документов. Рекомендуем Вам уточнять перечень документов в зависимости от выбранного Вами банка. Однако в последнее время практика по открытию счетов стала довольно-таки единообразной и банки, как правило, требуют предоставить следующие документы:
— копию устава головной организации;
— копию разрешения на открытие представительства;
— копию положения о представительстве;
— копию доверенности на главу представительства;
— копию решения головной организации о назначении главы представительства;
— копию извещения о постановке на учет в налоговой инспекции.
Поскольку в Республике Беларусь в настоящее время применение печати юридическими лицами является необязательным, это правило распространено и на представительства. Поэтому открытие счета в банке возможно без печати. Копию документов как правило заверяются главой представительства либо нотариально. Однако в некоторых случаях банк может потребовать предоставить оригиналы документов для ознакомления. Текущий (расчетный) счет может открываться как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте. Помимо главы представительства допускается участие в карточке образцов подписей главного бухгалтера, если он является штатным сотрудником представительства.
После открытия счета в белорусском банке можно считать, что регистрация представительства завершена. Это означает, что представительство может приступать к деятельности согласно законодательству и утвержденному головной организацией положению о представительстве.
Этап 8. Направляем сведения в регистрирующий орган.
После получения разрешения на открытие представительства руководитель представительства направляет в регистрирующий орган штатное расписание, сведения о постановке на учет в налоговых и иных органах, открытых банковских счетах, а также контактные данные представительства. При невыполнении руководителем представительства этой обязанности регистрирующий орган направит ему письменное предупреждение о необходимости устранения допущенных нарушений в месячный срок. В случае невыполнения руководителем представительства требования об устранении допущенных нарушений регистрирующий орган имеет право принять решение о прекращении деятельности представительства. Несмотря на то, что регистрирующий орган пользуется таким правом нечасто, все-таки не рекомендуем пренебрегать обязанностью по направлению отчета, так как регистрация представительства представляет собой очень затратную процедуру и в случае принудительного его принудительного закрытия Ваша организация потерпит убытки.
